Розмова з коучем і «гаряча лінія». Як українські IT-компанії намагаються впоратися з тривогою
Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
Останні кілька тижнів не вщухають чутки про загрозу повномасштабної війни з РФ. Водночас життя продовжується, робочі завдання виконуються.
Робити це в стані постійної тривоги та невизначеності — складно. Тому ми запитали топменеджерів українських IT-компаній MacPaw, Grammarly, Softserve та GlobalLogic, як вони підтримують робочий клімат, допомагають співробітникам впоратися з тривогою. Також ми попросили поділилися своїми порадами щодо комунікації з командою в подібних умовах.
Підтримувати робочий настрій допомагає комунікація і план дій на випадок вторгнення
Нині складно зберігати спокій, але загальну атмосферу в MacPaw не можна назвати тривожною. Команда знає, що ми маємо план дій для різних сценаріїв ескалації конфлікту.
Спеціалісти самі пропонують допомогу компанії. Коли ми оголосили, що починаємо готувати тривожні рюкзаки з речами найпершої потреби, понад 20 людей захотіли допомогти їх зібрати. Ще в грудні ми організували власний волонтерський центр. У нього вступили кілька десятків наших спеціалістів. Сказали, що готові допомагати колегам, якщо виникне надзвичайна ситуація.
Коли хтось зі спеціалістів відчуває посилену тривогу чи паніку, може звернутися до коучів компанії. Такі випадки вже були. Коучі допомагали людям пропрацювати цей стан і знизити рівень стресу.
Також ми провели лекцію, на якій вчилися працювати зі стресом, шукати впевненість у моменти невизначеності, покращувати свій емоційний стан.
Комунікація з командою
Підтримувати робочий настрій у компанії допомагає комунікація. Ми робимо все можливе, щоб команда відчувала захист і підтримку з боку компанії:
- Розповідаємо команді про усі кроки, які зробили в процесі підготовки. Наприклад, цього тижня повідомили людям, що компанія орендувала коворкінг в Івано-Франківську.
- Регулярно надсилаємо листи, в яких відкрито розповідаємо про статуси всіх операційних процесів. Спілкуємося у внутрішніх каналах комунікації, але стараємося не перевантажувати їх і ділимося тільки найважливішими новинами.
- Також нагадуємо людям, що власна безпека — особиста відповідальність кожного. Компанія не може гарантувати безпеку, але може допомогти й підтримати у складній ситуації.
- Для всіх охочих ми організували практичний курс із першої допомоги.
- Комплектуємо тривожні рюкзаки з речами найпершої потреби: мобільними фільтрами для води, ліхтариками, мультитулами, радіо, спальними мішками, сухим пайком тощо. Надаємо фінансову допомогу всім, хто її потребує.
- На запрошення компанії в MacPaw Space виступила Вікторія Романюк, заступниця директора Могилянської школи журналістики. Вона підготувала лекцію «Життя в епоху постправди та інформаційних війн». Медіаекспертка розповіла, як поширюються фейкові новини, як розпізнати їх, допомогла розібратися в методах інформаційних і психологічних атак.
План на випадок надзвичайної ситуації
Ситуація в країні не вплинула на співпрацю з нашими користувачами. Хіба що в останні дні ми частіше отримували повідомлення зі словами підтримки.
Люди також питали нас, як працюватимуть програми MacPaw у випадку війни з Росією, чи працюватимуть вони взагалі. Ми розробили план, як підтримувати роботу компанії та наших продуктів за будь-яких умов:
- «Заморожування коду». Якщо буде нестабільний доступ до інтернету — обмежимо кількість людей, які вноситимуть зміни у продукти компанії. Це знизить ризики нестабільної роботи продуктів.
- Налаштували надсилання автоматичних відповідей від служби підтримки. І маємо так звану «червону кнопку», яка активізує перехід компанії в режим автономної підтримки продуктів.
- Налагодили альтернативні канали комунікації, щоби команда могла спілкуватися без інтернету. Створили комунікаційні групи й упевнилися, що до каналів долучилася кожна людина в компанії. У випадку військового вторгнення запуститься «гаряча лінія». Вона надаватиме підтримку команді, інформуватиме про новини та стан речей у компанії.
- Забезпечили стабільну роботу фінансової системи MacPaw. Спеціалісти отримуватимуть платежі за будь-яких умов.
- Наш план дій передбачає й охорону фізичних об’єктів та документації компанії.
- Релокацію за кордон не плануємо — будемо працювати в Україні. На випадок військового вторгнення MacPaw орендувала коворкінг в Івано-Франківську. Там працюватиме команда, яка забезпечить стабільну роботу бізнесу, і спеціалісти, які вирішать переїхати до Івано-Франківська. Організувати коворкінг в Івано-Франківську нам допоміг інноваційний центр «Промприлад».
Менеджмент компанії тримає руку на пульсі. Щоранку ми проводимо моніторинг новин, аналізуємо поточну ситуацію та виставляємо власні індикатори стабільності. У цілому, продовжуємо працювати і приймати стратегічні рішення. Готуємося до всіх можливих сценаріїв, але не панікуємо.
Загалом, головна моя порада — не панікувати, робити свою справу і мати план дій на випадок загострення ситуації. Проте сподіваюся, що кризові плани не знадобляться, а ми продовжимо працювати на користь нашої країни.
Більше про це
Профіль Олександра Косована — засновника і CEO MacPaw
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Відкрита комунікація та корисні знання — найкращі інструменти в кризових ситуаціях
Схожа панічна ситуація була на початку пандемії, весною 2020 року. Тож сьогодні ми вже знаємо, які інструменти працюють найкраще. Для нас це — відкрита комунікація та корисні знання, які можуть знадобитися кожній людині.
Ми ведемо проактивну інформаційну кампанію, аби допомогти нашим працівникам боротися з тривогою, страхом і невизначеністю. Спілкуємося і централізовано, від імені компанії, й у вужчих колах — від керівників окремих відділів і команд.
Також пояснюємо працівникам, як бачимо та оцінюємо ситуацію, як будемо діяти за тих чи інших обставин. Говоримо про ризики, які можуть виникнути.
План на випадок надзвичайної ситуації
Минулого тижня ми організували лекцію медіаекспертки Оксани Мороз. Вона розповіла про інформаційну гігієну та навички розпізнавання фейків, а також про стратегії інформаційних війн, які сьогодні активно використовує Росія. Ці знання допомагають раціональніше та менш емоційно дивитися на різні інформаційні вкиди, які, зрештою, і призводять до паніки.
Також ми проводимо сесії для менеджерів різних рівнів. Вони мають боротися не лише з власною тривогою, а й ефективно допомагати підлеглим. Плануємо запустити корпоративну гарячу лінію для психологічної підтримки працівників.
Ще два роки тому ми відкрили в компанії програму з ментального здоров’я співробітників. Проводили тренінги, лекції, обговорення, консультації з експертами. Ця ініціатива була дуже корисною і зібрала багато учасників. Тому тема тривожності вже не нова для наших людей.
Комунікація з командою
Для комунікації ми використовуємо різні канали та формати. Основний майданчик — наша внутрішня соціальна мережа Workplace. Там ми сформували тематичну бібліотеку. У ній є відповіді на найбільш поширені запитання, активовані елементи нашого BCP (Business Continuity Plan — план безперервності бізнесу). У соцмережі доступні й детальні інструкції щодо окремих процесів, які можуть статися у випадку надзвичайної ситуації.
Працюємо також через внутрішні розсилки й лайвстрим-сесії. В останньому нашому стримі брали участь топменеджери компанії та представники команди з надзвичайних ситуацій. Цей стрим дивилися 2800 працівників.
Для оперативних сповіщень використовуємо локальні командні чати, це допомагає швидко отримувати фідбек. Для індивідуальних звернень у нас створена окрема електронна скринька, ми оперативно їх опрацьовуємо.
Наша кризова команда забезпечує керівників компанії інструкціями, рекомендаціями та перевіреною інформацією щодо кризових питань. Це допомагає оперативніше розв’язувати проблеми, які виникають.
Під час криз керівники мають розуміти ситуацію, що склалася, стратегічно оцінювати її в контексті бізнесу. Та крім цього — дуже важлива емпатія, готовність допомагати й підтримувати співробітників.
У періоди непевності треба комунікувати з особливою обережністю та чуйністю
У такі часи безпека та добробут співробітників — пріоритет нашої компанії. Ми підготували плани дій для різних сценаріїв, щоби допомогти нашим колегам та їхнім сім’ям залишатися в безпеці.
Також у нас є плани для забезпечення стабільної роботи сервісів Grammarly у разі загострення ситуації в Україні. Вони охоплюють й резервні методи комунікації. Зазначимо, що команда Grammarly працює віддалено з березня 2020 року, практично від початку пандемії COVID-19.
У періоди непевності треба комунікувати з командою з особливою обережністю та чуйністю. Емпатія — одна з ключових наших цінностей. На основі цього ми формуємо стратегію комунікації.
Назву й інші принципи, яких ми дотримуємося в спілкуванні з людьми:
- Чіткість і доступність. Члени команди повинні отримувати чіткі та послідовні повідомлення. Тож корисно одразу продумувати та враховувати можливі питання. Важлива інформація має залишатися доступною, щоби колеги могли переглянути чи опрацювати її пізніше.
- Лаконічність. Коли пишемо повідомлення, запитуємо себе, чи містить воно лише найважливішу інформацію. Не варто перевантажувати людей, коли й так збільшений потік новин.
- Підбір релевантного каналу комунікації. Також слід продумати, який канал буде оптимальним для кожного випадку: мейл чи повідомлення у месенджері, стаття на внутрішніх ресурсах або ж онлайн-зустріч.
- Чуйність і доречний тон. Правильний тон дуже важливий, щоби донести ваше повідомлення. Емпатичне спілкування допомагає досягти балансу: залишатися серйозним та інформувати і водночас — зменшувати відчуття тривоги та посилювати довіру команди.
Спокій співробітників так само важливий, як і їхній добробут і безпека
Наша компанія постійно стежить за ситуацією в Україні. Ми отримуємо інформацію з авторитетних і надійних джерел — посольства, міжнародні організації, органи державної влади. Безпека наших спеціалістів і виконання зобов’язань перед клієнтами — пріоритет GlobalLogic.
Ми створили детальний план безперервності бізнесу, постійно допрацьовуємо, вдосконалюємо та тестуємо його. Також регулярно запрошуємо фахівців GlobalLogic на онлайн-зустрічі й детально розповідаємо про реакцію компанії на можливі зміни. Спеціалісти отримують відповіді на найбільш актуальні питання щодо BCP.
Про рівні безпеки
У межах BCP ми відстежуємо важливі показники: безпеку та настрої наших спеціалістів, роботу базової інфраструктури, настрої клієнтів тощо. Залежно від показників, ВСР передбачає декілька рівнів безпеки:
- зелений — немає жодних проблем;
- жовтий — низька загроза;
- помаранчевий — помірна загроза;
- червоний — високий рівень загрози.
Зміна одного або кількох показників змінює рівень BCP та ініціює певну реакцію з боку компанії.
Про релокацію
Ми розуміємо, що останні події та новини можуть підвищувати рівень тривожності у людей. Насамперед це стосується співробітників, які знаходяться близько до місць, де проводять військові маневри. Ми готові допомогти колегам, які бажають тимчасово переїхати до місць, де вони почуватимуться безпечніше.
Також компанія організаційно та фінансово підтримає тимчасову релокацію спеціалістів та їхніх сімей у більш безпечні регіони України при високому рівні загрози в певних областях чи локаціях GlobalLogic. Терміни можуть змінюватися залежно від рівня небезпеки.
Наразі ми не бачимо конкретних свідчень підвищення рівня небезпеки на кордонах Україні. Тож працюємо у звичному режимі, виконуємо свої зобов’язання перед партнерами та замовниками в повному обсязі.
Якщо ж наші колеги чи зовнішні спеціалісти бажають релокуватися за межі України на довгий термін — рекомендуємо подаватися на вакансії GlobalLogic, що передбачають переїзд до країн, де є офіси GlobalLogic і відкриті позиції компанії.
