«Не зробив, бо не було світла й зв’язку». Як ефективно керувати командами, коли довкола ЦЕ ВСЕ
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
«Не зробив, бо не було світла», «Не зайшов на кол, бо ноут сів», «Не побачив, бо був у бомбосховищі», — реалії сучасного робочого процесу в Україні. Про працездатність українців ходять легенди: вони працюють вночі, на вихідних, під обстрілами. Як би апокаліптично не звучало, але майже за рік ми змогли адаптуватися до тривог та ракетних загроз. Проте останні декілька місяців внесли суттєві корективи. У бізнесів з’явилися зовнішні фактори, на які майже неможливо вплинути, — відсутність електроенергії, води, зв’язку та інших важливих складових. «Адаптуйся або помри», — новий девіз сучасності.
Разом з HRD Cosmolot Юлією Лапко розбираємося, як ефективно менеджерити співробітників, надихнути команду на роботу та згуртуватися під час турбулентності.
Перше та найважливіше — комунікація
Чітка комунікація між менеджерами та співробітниками є основою успіху команди. Якщо співробітники розуміють цілі та вірять, що їхні ідеї цінуються, — це автоматично х10 до продуктивності та вмотивованості, особливо в теперішніх реаліях.
Як би банально не звучало, але відкритість і чесність — ваш ключ.
Співробітники розуміють, що кризові ситуації наразі переживають більшість бізнесів. Не намагайтеся «прикрасити» ситуацію щодо успіхів та фінансів всередині компанії, адже це створює відчуття недомовленості. Люди все відчувають та більше цінують реальну інформацію.
Юлія Лапко про чесність зі співробітниками: «Ми відносно невелика компанія, проте комунікація відіграла велику роль після 24 лютого. Умовно, коли щось ставалося, наприклад, блекаут, компанія одразу виходила з комунікацією — яка наша позиція. Саме відкрита комунікація допомогла нам зберегти команду, і співробітники розуміли, що вони частина чогось. Почалися блекаути — у багатьох людей зникло світло. Компанія сказала, що ми нікого не будемо звільняти, ми пропонуємо додатковий робочий простір, усі варіанти були обговорені».
Хочете щось сказати співробітникам — завжди добирайте формулювання. Ваш текст має бути прозорим і зрозумілим, без натяків і підтекстів. Щоб після виступу співробітники не розбіглися на обговорення по секретних чатиках.
Розвиток культури фідбеку
Війна внесла суттєві корективи в робочий процес та стан людей. Активізувалася потреба в спілкуванні, розумінні цінності своєї роботи та відчутті підтримки від команди. Тут на допомогу приходить формування культури фідбеку, коли кожний може вільно дати відгук про свою роботу, моральний стан, роботу в команді загалом, вас як керівника. Побудова позитивної культури фідбеку вимагає послідовності, ініціативи та часу.
Ставте в пріоритет розмови зі зворотним зв’язком, щоб показати своїй команді, що ви приділяєте увагу кожному працівнику.
Зібрали поради для розвитку культури зворотного зв’язку:
- Якщо у вас є щотижневі онлайн-статуси, додайте пункт «фідбек», зробивши це звичайною частиною процесу. Дозвольте кожній людині оцінювати власну роботу та роботу інших.
- Фідбек — це навичка, яка потребує тренування. Ось способи, як ви можете самостійно це зробити:
- надайте гайд — що варто і не варто робити під час надання та отримання відгуків;
- навчіть співробітників ділитися відгуками, які орієнтовані на розвʼязання проблеми.
- Створіть безпечну атмосферу в колективі. Без засудження співробітники говоритимуть й відчуватимуть себе залученими до зростання разом з компанією. Для цього можна використовувати спеціальні опитування. Питання можуть варіюватися в залежності від того, який аспект зараз важливий. Почніть з простих, наприклад: «Чи насолоджуєтесь ви своєю роботою?», «Які завдання ви відкладаєте на потім?», «Як оцінюєте свій моральний стан наразі?», «Як проблеми з електроенергією відобразилися на вашій роботі?».
Регулярні зустрічі
Більшість компаній перейшли на дистанційний або гібридний формат роботи. Один з суттєвих недоліків — погіршення соціальної взаємодії. Працівникам не вистачає офлайн-спілкування, штормів, розмов у коридорах. До цього ще додаються щоденні новини та зовнішні чинники, на які неможливо вплинути. У результаті більшість людей відчувають самотність у подоланні усіх викликів.
Регулярні зустрічі допоможуть побороти ці відчуття. Щотижневі зустрічі — це можливість:
- надати апдейти;
- обговорити хід виконання проєктів;
- розвʼязати проблеми командою;
- переконатися, що працівники розуміють свої обов’язки;
- визначити цілі;
Головне — зробити зустрічі короткими та змістовними, щоб працівники не думали, що це даремна трата часу. Оптимально: п’ять хвилин на кожного спікера.
Важлива порада, котру почули від HRD Cosmolot, — сформувати колективну залученість. Усередині компанії з’явилася щотижнева рубрика — «Хороші новини».
«У цих новинах усі департаменти пишуть головні досягнення цього тижня й тегають тих, хто це втілив. З позитивного ми побачили, що їм дійсно цікаво дізнаватися, чим зайняті їхні колеги, як просуваються глобальні проєкти інших департаментів. Якщо порівнювати ситуацію до літа і зараз, то співробітники стали набагато більше цікавитися інформацією, яка з’являється в наших інформаційних каналах. Бо вони розуміють, що це дійсно щось важливе», — Юлія Лапко, HRD Cosmolot.
Що робити, коли працівник порушує дедлайни?
З усіма непереборними обставинами працювати стає складно, а працювати ефективно та дотримуватися дедлайнів — ще складніше.
Найголовніше, що треба розуміти, — це сучасний контекст. Уже майже рік кожен українець відчуває мікс зі страху, тривоги, панічних атак, невизначеності та вигорання. Проте всі роблять максимум, щоб продовжувати працювати та рухати економіку країни.
Зібрали невеликий гайд — як краще діяти, коли працівник порушив дедлайн.
Крок 1. Дізнайтеся причину. Уникайте узагальнень на кшталт: «Останнім часом ти постійно пропускаєш дедлайни». Дізнайтеся, що трапилося й вислухайте. Пам’ятайте, що за співробітником стоїть особистість з мільйоном переживань. Можливо, ви не чітко вказали кінцевий термін або інші люди не виконали свої зобов’язання вчасно. Або людина повноцінно не виконала свої обов’язки через вигорання та моральну пригніченість. Варто подбати про доступну психологічну допомогу та вчасний відпочинок для працівників.
Cosmolot створив можливість звернутися за консультацією до психологів. Кожен самостійно обирає спеціаліста й зручний графік сеансів.
«У нас є безплатна психологічна допомога — три психологи на аутсорсі. Можна звернутися з будь-якими запитами. Це анонімно, в компанії не знають, хто навідується до спеціалістів», — HRD Cosmolot Юлія Лапко.
Не забувайте про зовнішні чинники, які не залежать від людей, — відсутність світла, зв’язку та час, проведений у бомбосховищі в разі повітряних тривог.
Про зони відповідальності: «Якщо у вас зникло світло, то тут починається відповідальність працівника. Дайте про це знати, максимально швидко відпишіться й повідомте, що ви не на зв’язку. Зона відповідальності керівника — пояснити та мотивувати членів команди, створити різні варіанти налаштування роботи», — Юлія Лапко, HRD Cosmolot
Крок 2. Поясніть важливість дедлайнів та які наслідки може мати їхнє недотримання для компанії, проєкту і команди. Головне — нейтральний тон і факти.
Крок 3. Чіткий план дій. Запитайте людину, як вона збирається надолужити пропущений термін або запобігти повторенню ситуації. Важливий аспект — дізнатися, що ви можете зробити для допомоги людині. Не забувайте додавати в календарі додаткові чекіни та нагадування.
Чи повинна компанія гарантувати співробітникам умови роботи, які запобігають викликам війни?
Для більшості робота стала другим домом, основним осередком спілкування, новин та підтримки. Тому для кожної компанії надважливо створити умови для комфортної праці. Це продемонструє турботу про співробітників і створить стабільний економічний тил. Розуміємо, що забезпечити всіх генераторами й старлінками досить складно. Вирішення — офіси або коворкінги, обладнані всім необхідним.
У Cosmolot уся команда зараз працює з різних місць: хтось залишився у Києві, хтось за кордоном. Компанія повністю подбала про комфортні умови роботи. Хто відчуває небезпеку роботи у Києві, отримали робоче місце на заході України. У Києві є можливість працювати в коворкінгах або в додатковому робочому просторі на лівому березі.
Як щодо планування або Готуй старлінки з осені
У Cosmolot наголошують, що саме планування різних сценаріїв допомогло налагодити комунікацію зі співробітниками під час блекаутів і ракетних обстрілів.
Планувати в сучасних реаліях складно, проте необхідно.
1. Забудьте про довгострокові рішення.
2. Плануйте за agile-методикою. Ставлячи цілі, розумійте, що вони можуть змінитися в будь-який момент, і потрібно буде швидко знайти альтернативу.
3. Якщо розумієте можливість виникнення нової кризової ситуації, то пропишіть декілька сценаріїв вирішення.
«Як тільки в січні почалися новини про наступ на Україну, у нас в компанії було кілька сценаріїв — лайтовий і найгірший. Те саме про блекаути: ми почали до них готуватися з початку осені — почали закуповувати модеми, антени, старлінки», — Юлія Лапко, HRD Cosmolot.
Активності та менеджерські інструменти, які допоможуть підтримати командний дух
Особливо важливо тримати зв’язок між членами команди, коли всі знаходяться у різних точках. Для цього Cosmolot запровадив квартальну звітність — велика презентація топменеджменту раз на три місяці, де підбивають підсумки кварталу й розповідають плани. Що ще?
Освіта для команди!
Воркшопи на цікаві для команди теми — ідеальне паливо team spirit. Перед цим можна провести онлайн-опитування та дізнатися в співробітників, що їм цікаво почути.
Зверніть увагу на теми, котрі актуальні у сучасних реаліях, — перша медична допомога, емоційна напруга та особиста безпека.
«Цього року наша команда обрала напрям освіти фокусним і сказала: “Дізнаватися нове ніколи не пізно”.
Люди почали цікавитися медичною допомогою та навчанню мінної безпеки. Нещодавно в нас була лекція, що робити і як привести себе в норму, якщо на робочому місці застав стрес», — HRD Cosmolot Юлія Лапко.
Основою для зближення команди може слугувати й українізація.
«Зараз дуже актуально і важливо впроваджувати українізацію — розмовні курси української мови. Ми, наприклад, створили щотижневу рубрику “Добірка”. Готуємо підбірки фільмів, скидаємо цікаві YouTube-канали — це щось нішеве, але цікаве для наших працівників».
Влаштуйте хак-дні
Хак-дні — це поширена практика в технологічній та інженерній сферах, але вони можуть бути корисними для будь-якої команди.
Ідея проста: нехай кожен витратить день на створення спеціального проєкту, який принесе користь команді чи компанії. Якщо є можливість, залучіть кілька відділів й сформуйте різні команди. Суть у тому, щоб люди мислили нестандартно, створюючи щось, що потребує нового набору навичок або способу мислення.
Ви можете провести мозковий штурм пітчу для клієнтів або створення нової функції для продукту. Що б це не було, створення має коштувати нуль доларів і бути чимось, що ви можете зробити протягом робочого дня.
Поєднайте приємне з корисним
Зараз важливими є будь-які зусилля українців, котрі допомагають наблизити перемогу. Волонтерство — ідеальний варіант згуртування команди довкола спільної справи. Плести маскувальні сітки, збирати одяг та їжу, організовувати благодійні івенти для збору коштів. Головне — разом і з чіткою ціллю.
Пам’ятайте, що кризу та складнощі відчуває кожен бізнес. Але кожен по-різному долає їх. Там де криза — там і можливості. Не бійтеся бути чесними з людьми, брати на себе відповідальність, вкладатися в розвиток і впровадження інновацій. Тоді у вас з’явиться можливість вийти з кризової точки ще більш сильним та стабільним бізнесом.
