Як управляти грошима підприємства під час кризи? Гайд від фінансистки Альони Мисько

Навіщо цей текст

Я розкажу, як в хаосі управляти фінансовим хаосом. Під час кризи можна виділити дві основні задачі у фінансовому управлінні. Першопочаткова і головна – це ефективне управління коштами і платоспроможність бізнесу. Як тільки розібрались з першим, переходимо до другого – розрахунок нових ідей.
Питання прибутковості відкладаємо для спокійних часів. Наразі в бізнесі важлива стратегія – це набирати об’єми продажів і генерувати постійні грошові надходження. Маржинальність при цьому (прибутковість) буде на нульовому рівні, а в більшості ситуацій мова йде про збитковість. Але навіть з таким розкладом можна вижити, якщо взяти під контроль фінанси.

Платіжний календар. Плануємо грошові потоки

Цей інструмент – диво-пігулка від касових розривів і необдуманого зливання коштів у трубу.
Зазвичай він складається у п’ятницю і включає три основні складові: залишки на рахунках на кожен із наступних семи днів та щоденні планові доходи та витрати. Цей інструмент також круто структурує команду, оскільки з’являється процес планування витрат на тиждень. Це означає, що заяву потрібно подати у п’ятницю, а система на кшталт прийти до бухгалтера посеред тижня із запитанням: “треба 5 тис. грн терміново” не працює.
У понеділок на початку робочого дня має бути фінальна версія документу, яку використовує бухгалтерія для проведення оплат та контролю надходжень. Фінальна версія означає, що результат по коштах на кінець кожного дня – або нуль, або плюс, але ніяк не мінус. Щоб отримати такий результат, особливо під час кризи, деякі витрати треба переносити в часі і домовлятись із постачальниками про відтермінування, частина витрат та заявок буде взагалі відмінена, як такі, що не є стратегічно важливими для виживання на цьому етапі.

Що робити власнику з цим документом? По-перше, це щоденний аналіз цього документу. По-друге, включаємо ручний контроль з планування коштів (особливо якщо у вас в команді немає фінансиста)

Доведеться згадати, як це, коли на старті бізнесу ми все вели самостійно і приймали рішення, які оплати робити, а які ні. Як зрозуміти, чи ефективне наше планування коштів? Все ок, якщо відсутні касові розриви, а в момент кризи це взагалі недозволена розкіш. В умовах майбутньої невизначеності плануйте свої витрати таким чином, щоб не проїдати всі грошові надходження і намагатись лишати 10-15% на резерві. Для цього доведеться не один раз критично переглядати свої витрати.
Після складання таких платіжних календарів для близько 20 проєктів протягом карантину ми з командою побачили, що ефективне і вчасне планування коштів може додати вашому бізнесу 1-2 додаткові місяці життя.
Платіжний календар можна вести у двох форматах – за статтями доходів та витрат і за рахунками. Як виглядає платіжний календар? Нижче приклад автоматизованої форми з Google-документу в двох форматах:

 

Звіт про рух грошей. Аналізуємо факт

Складаємо плани за допомогою платіжного календаря, але кожного тижня перевіряємо фактичні надходження і витрати. Тут інформація у вас теж має бути і в розрізі рахунків, і в розрізі структури доходів та витрат. Аналізуємо раз на тиждень, які відхилення відбулись за планом, і головне – поставити собі питання, як ці відхилення мають вплинути на рішення зараз і на планування коштів на наступний тиждень.
На етапі кризи як ніколи важливо налаштувати ефективну комунікацію з бухгалтером (або фінансистом), який працює з оплатами і надходженнями кожен день. Навіть просте повідомлення в кінці дня від бухгалтера на кшталт: «все йде за планом: прийшло ## грн коштів за день, витратили і залишилось на рахунку ### грн» або «є проблема» — все це дозволяє вам як власнику зрозуміти, чи потрібно включитись у процес і вирішити задачу терміново.
Як виглядає цей звіт:

Розрахунок точки беззбитковості та аналіз продажів

Окрім урізання всіх витрат, під час кризи важливо проаналізувати всю лінійку своїх продуктів та послуг. Поставимо собі ключове питання: від яких продуктів та послуг потрібно відмовитись? Навіть за рахунок скорочення різноманіття своїх продуктів можна суттєво оптимізувати свої витрати або спрямувати цей ресурс у більш прибуткові продукти.
Що користується більшим попитом – динаміка і кількість продажів в одиницях?
Які з позицій приносять більше валового прибутку (тобто доходи за вирахуванням змінних витрат)?
Крім цього, важливо порахувати нову точку беззбитковості. Тобто скільки потрібно продавати в день/тиждень/місяць, щоб покривати всі витрати і виходити в нуль. Є два варіанти розрахунку: порахувати, скільки потрібно продавати в штуках і в грошовому еквіваленті.
Далі аналізуємо свої продажі, як і кошти – щодня/щотижня, і співставляємо з точкою беззбитковості. Якщо не виконуються поставлені плани вже у перший тиждень місяця, то все вирішуємо оперативно, не відкладаючи на потім. Рахуємо, які витрати можемо урізати додатково і як будемо виходити на точку беззбитковості в наступний тиждень.
Як порахувати точку беззбитковості?
Крок 0: розбираємось зі змінними витратами і фіксованими. Тут є одне просте правило, як їх розрізнити: фіксовані витрати не змінюються від зміни об’ємів виробництва, чого не скажеш якраз про змінні.
Крок 1: Рахуємо валову маржу = Доходи – Змінні витрати.
Крок 2: Рахуємо коефіцієнт валової маржі = Валова маржа/Продажі.
Крок 3: Рахуємо точку беззбитковості = Фіксовані витрати/коефіцієнт валової маржі.
За чотири кроки ви отримуєте суму доходу, яку необхідно генерувати, щоб покривати всі витрати. Форму для розрахунку можна зробити собі в Google-таблиці і, змінюючи вхідні дані, швидко отримувати результат. Нижче приклад такої форми, де розраховується точка беззбитковості в кількості штук (тобто в об’ємі).
Формула розрахунку тут ще простіша:
Фіксовані витрати / (доходи – змінні витрати на одиницю товару)

Що робити власнику з цим розрахунком? Зробити різні стрес-тести, спробувати змінювати витрати і подивитись, як буде змінюватись точка беззбитковості. Основна задача — зрозуміти, як можна зменшити цю точку беззбитковості.

Фінансова модель. Калькулятор нових ідей у бізнесі

Окрім задачі виживання, не менш пріоритетною задачею є переформатування бізнес-моделі. Плюс запуск нових продуктів і послуг, які вирішують нові точки болю нашого споживача. І тут задача фінансів — допомогти у правильному прийнятті рішення, тобто показати, яка з ідей буде більш фінансово ефективною за інші.

З одного боку, є короткострокові ідеї, які будуть просто спрямовані на генерування коштів. З іншого боку, варто дивитись і в довгостроковій перспективі — як змінити бізнес протягом наступних 1-2-3 років.

І тут вам допоможе індивідуальний калькулятор у бізнесі – фінансова модель. Тут, звичайно, є купа варіантів. Але враховуючи, скільки всього треба вирішувати зараз підприємцям, то часу на складні варіанти не лишається.
Тому фінансовий план хоча б у найпростішому форматі краще, ніж його повна відсутність. Що важливо для нових ідей: прорахувати в декількох сценаріях, які будуть доходи (з різними цінами і різними об’ємами продажів) і витрати на найближчі 3-6-12 місяців, скільки коштів потрібно вкласти в нову ідею, коли буде генеруватись позитивний грошовий потік і чи є врешті-решт математика (бізнес) в цьому всьому. Бо якщо вже мова і йде про зміну бізнес-моделі і запуск нових продуктів, то ще й тут збитковість в довгостроковій перспективі – не наш варіант.
В прикладі фінансової моделі наведений розрахунок для онлайн магазину, де ключові показники доходів залежать від маркетингових показників. У формі також є і розрахунок прибутку, і розрахунок грошових потоків. Дана модель є спрощеним прикладом фінансового плану на 12 місяців, яку можна використати як шаблон для свого бізнесу. Можете завантажити фінмодель за посиланням.

Реклама у Vector

Знайшли помилку? Виділіть її і натисніть Ctrl+Enter